Guía definitiva para recopilar datos de los clientes para cotizar de un evento (Incluye Plantilla)

Esta guía te ayudará a recopilar la información necesaria cuando tengas el primer contacto con un posible cliente que quiera hacer una boda, evento social o empresarial, ya sea por llamada telefónica, correo electrónico o entrevista, es muy importante contar con una plantilla o formato con los puntos importantes que nos serán de gran utilidad para obtener la información necesaria para utilizarlos a la hora de presentar nuestra propuesta de diseño y económica 100% personalizada.

¿Cómo estructurar el formato de recopilación de datos?

Debemos de estructurar el formato de recopilación de datos en función a la importancia de la información que debemos saber, lo primero que debemos de preguntar a nuestro cliente es la FECHA DEL EVENTO, la fecha en la que se llevará a cabo la boda o evento, ya que dependiendo del número de clientes que podamos atender al 100% en un mismo día, ya que por más que tengamos toda la demás información no nos servirá de nada por que no podremos atender al cliente y por respeto a el y no hacerle perder el tiempo desde un inicio debemos informarle si lo podremos atender o lamentablemente nos será imposible.

La importancia de conocer nuestros límites

Referente a esto, es muy importante conocer nuestros límites, ya que si decidimos atender varios eventos y no estamos al 100% capacitados o contamos con todos los elementos para poder ejecutarlos con excelencia (perfección) corremos el riesgo de que algo este fuera de control y el cliente no quede feliz con nuestro servicio. Es muy importante recordar que cuando un evento sale muy bien y el cliente esta contento con nuestro servicio nos recomendará y la recomendación de boca en boca es la más importante y la que nos hará crecer proveedores de eventos, pero por el contrario si pasa algo que se salga de nuestras manos por falta de atención de nuestra parte es muy probable que los comentarios negativos y la mala experiencia de los asistentes se extiendan más rápido y nos dejen con una marca de proveedores que no tenemos la capacidad de resolver contratiempos.

Datos básicos de los clientes

Los siguientes puntos que debemos de tener de los clientes son los datos de contacto, como EL NOMBRE DEL CLIENTE, TELEFONOS DE CONTACTO, CORREO ELECTRÓNICO. Estos datos son muy importantes para así poder dirigir la propuesta con atención a la persona que nos solicitó la cotización, tener los datos para contactarlo y enviarle las propuestas de diseño y económicas.

 

Tipo de evento

En cuanto al TIPO DE EVENTO  debemos de preguntar que es lo que quieren festejar y de que manera, por ejemplo en caso de hablar de boda, debemos de saber que tienen en mente, si será boda en religión Católica, en religión Judía, alguna bendición o ceremonia especial.

Lugar del evento

También debemos de saber si ya cuentan con el LUGAR DEL EVENTO , para saber las características del lugar. Si no conocemos el lugar debemos de pedir la mayor información posible, para así poder investigar la ubicación exacta, si esta cerca de donde yo estoy, en caso de realizar el evento cuanto tiempo tardaré el llegar pero sobre todo saber si debemos de considerar cobrar viáticos por que esta alejado de mi ubicación habitual, estoy es muy importante ya que en caso de que tengamos que cobrar viáticos debemos de avisar a nuestro posible cliente que eso sucederá, ya que estos van por cuenta de el (cel cliente) y deberán de cobrarse por separado de la cotización de los servicios.

Horario del evento

Hablando del HORARIO DEL EVENTO debemos de conocer este punto por que de esto dependerá el estilo de diseño o tendencia que le propondremos a nuestro cliente, el tipo de servicio, las opciones de alimentos que van de acuerdo con el horario en que se llevará a cabo el evento, ya que no es lo mismo, hablando de una boda, alimentos para el día o para la noche, el montaje también es diferente, la decoración, los colores, el “dress code” para los invitados, etc.

 

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Número de invitados

El NÚMERO DE INVITADOS  nos ayudará con nuestro diseño y propuesta económica, a cuantificar la cantidad de productos o servicios por ejemplo cuando hablamos de decoración floral en especial los centros de mesa, el saber el número de invitados nos ayudará a cuantificar cuantos necesitamos dependiendo del acomodo de los invitados en las mesas es por eso de su gran importancia.

Descripción del evento

En la DESCRIPCION DEL EVENTO, el cliente nos deberá de especificar cuales son sus necesidades, lo que quiere que le propongamos, que debe de incluir, si quiere que sea banquete con menú a 3 ó 4 tiempos, si quieren que sea buffet, si únicamente quieren coctel o como quieren que se desarrolle el evento, esto nos ayudará con el tipo de montaje que debemos proponer, el protocolo que debemos de sugerir, los proveedores que debemos de considerar y todo lo necesario para así llevar el desarrollo del evento a que sea todo un éxito. Este punto es muy importante por que es aquí en donde nos basamos para poder presentar una propuesta económica personalizada y de acuerdo con las necesidades de nuestro futuro cliente.

Restricción en alimentos

Ya con la idea más clara del evento que quieren realizar nuestros posibles clientes, los alimentos se adaptarán a los deseos y necesidades de los clientes, pero debemos de tener presente que en todo evento asisten invitados con necesidades específicas, debemos de conocer si existe alguna RESTRICCIÓN EN ALIMENTOS o cuidado en especial, si habrá menu para dietas especiales, alergias como por ejemplo alérgicos al gluten, alergias a la nuez o algunas otras restricciones alimenticias para ciertos invitados (debemos de conocer la cantidad) para poder programarlo desde un inicio. Muy posiblemente no lo sabremos en la primer entrevista o en al llenar esta plantilla, pero es recomendable hacérselo saber al cliente para que en el momento de que tengan contacto con las personas que serán invitadas a su evento, tengan la posibilidad de recabar de esta información.

¿Cómo se imagina el cliente su evento?

Este es el punto en dónde nos ayudará a que la imaginación vuele y poder ofrecerle propuestas en decoración lo que no debe de faltar o lo que por ningún motivo los clientes lo quieren en el evento que han pensado. Es muy importante conocer COMO SE IMAGINA EL CLIENTE SU EVENTO.  Esto nos ayuda con la propuestas decorativas las tendencia de diseño que lee propondremos, el estilo y todo lo necesario para que el cliente reciba lo que ha imaginado.

Nos ayuda mucho solicitarle al cliente algunas imágenes de referencia para si poder tener idea más clara de como vamos a diseñarlo pero sobre todo de los elementos que necesitaremos para hacerlo. Podremos recomendar al cliente aplicaciones como Pinterest, Google, Instagram, etc. para poder descargar imágenes y usarlas como referencia, debemos de analizar perfectamente las imágenes que nos envíen los clientes y comprobar que los elementos que le interesaron o les gustaron de dichas imágenes son productos que podemos conseguir en el lugar en donde se llevará a cabo el evento, por que puede suceder que no encontremos lo que queremos y para conseguirlo el presupuesto se verá afectado en el presupuesto.

Presupuesto estimado

Este punto es complicado de preguntar, sobre todo por que muchas veces el cliente no tiene destinado un presupuesto en específico pero debemos de conocerlo o por lo menos una aproximado para que nuestra propuesta vaya de acuerdo con la idea de gasto que están dispuestos a hacer.

Es muy probable que los clientes nos digan que tienen un presupuesto “ilimitado” y puede suceder esto por que quizá no han hecho un estudio exhaustivo de lo que quieren y pueden pagar o que nos den un presupuesto sin conocer o haber hecho un estudio de lo cuesta hacer un evento, pero es muy importante tener un parámetro para saber que presentarle a la hora de la propuesta de diseño y económica, que se adapte a sus gustos y necesidades, es en este punto en donde nosotros como profesionales debemos de orientarlo y guiarlo para lograr la idea que tienen en mente.

Ya teniendo todos estos datos concertar una cita con el cliente para conocerlo un poco más  y en donde les presentamos una propuesta con imágenes de esta entrevista y en donde nos darán más herramientas para así lograr una propuesta mucho más cercana y personalizada, que se acerque a la idea que tiene logrando así una propuesta real.

Esto no quiere decir que únicamente con esta entrevista podremos diseñar o realizar un evento, sino partiendo de toda esta información podemos ir trabajando y detallando el evento que nuestro cliente tiene en mente, esto lleva muchas sesiones de trabajo no únicamente de nosotros con el cliente, sino también de nosotros con cada uno de los proveedores que participarán en el evento hasta que el cliente este al 100% convencido y a gusto que nuestra propuesta es la adecuada.

Si quieres aprender más de como organizar un evento, conocer  las herramientas que necesitas para llevar a cabo un evento con éxito te invitamos al taller presencial de Diseño y organización de eventos sociales.

Un fuerte abrazo,

 

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